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【家事×IT]】家事やライフイベントにTrelloを導入しよう!

【家事×IT]】 家事やライフイベントにTrelloを導入しよう!

こんにちは。サラリーマンで育児に奮闘している「おったん」です。

この記事では、チームタスクの管理ツールであるTrelloを家事に活用する方法をご紹介します。

チームタスクの管理ツールであるTrelloは、一人暮らしにも活用できて夫婦間や家族間で使えば更に便利です。

家事にITを導入して私生活をより便利にしたいと考えている方に参考になればと思います。

Trelloについて

Trelloとは

Trelloとは、柔軟なプロジェクト管理ツールで、タスクを視覚的に整理することができます。とても便利なツールですが、無料で使用することができます。

Trelloの画面上では、かんばん方式のカード型のタスクが表示されるので、プロジェクト管理ツールを使用したことがない初心者にも使いやすいツールかと思います。

Trelloがサービスを提供しているプラットフォームはWebだけでなく、スマホやタブレットのアプリからも使用できます。

Trelloの導入方法

以下のリンクからTrelloへアクセスし、アカウント登録をすると無料で使用することができます。

Trelloの導入方法については以下の記事にまとめました。アカウント作成に関して詳しい内容を確認したい場合は、以下の記事を参考にしてみてください。

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基本的な使い方

Trelloでのタスク管理は、「ボード(=プロジェクト)」、「リスト(=グループ)」、「カード(=タスク)」の3つから構成されます。

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  1. まずボードは、プロジェクト単位で作成する箱になり、その中にリストやカードを入れていくことで進捗管理を行います。家事に例えると、ボードは、「買い物リスト」や、「掃除リスト」にあたります。
  2. 次にリストは、ボード内のグループであり、担当者ごとまたは進捗ステータス(未着手、進行中、完了等)ごとに作成されることが多いです。例えば、「買い物リスト」のボードであれば、「すぐに必要なもの」「夏に必要なもの」などのグループがリストにあたります。
  3. 最後にカードは、タスクの詳細になり、やるべきことやタスク締切などのタスクの情報になります。「買い物リスト」のボードで例えると、カードは、「すぐに必要なもの」のリストの中にある「マスクを買う」や「手洗い用シャンプーを買う」などのタスクにあたります。

したがって、「ボード」、「リスト」、「カード」下記の画像のように、ボード(=プロジェクト)の中にリスト(=グループ)、リストの中にカード(=タスク)という関係を持っています。

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そしてカード(=タスク)は、以下のようにボードの画面上をドラッグすることでリスト間を移動でき、タスクの管理を視覚的に行えます。

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Web上でのTrelloの基本的な使用方法は以下にまとめていますので、参考にしてみてください。

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また、スマホ・タブレットのアプリでの基本的な使い方については、以下の記事を参考にしてみてください。

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Trelloでのタスク管理のサンプル

実際のTrelloを使用したタスク管理のサンプルが以下になります。サンプルですので、カードの移動はできないですが、実際のTrelloの画面で「ボード」、「リスト」、「カード」がどのように表示されているかを確認することができます。

ブログ運営のタスク管理の例

以下のリンクからTrello上でのブログ運営のタスク管理の例を確認できます。

ブログ運営のタスク管理の例

Trelloブログのタスク管理

家事への活用方法の例

家事への活用方法その1
~買うものリスト~

買い物リストの管理はどうしてますか?

紙にメモして冷蔵庫に貼っておくことや、スマホのメモを使っている人が多いのではないでしょうか。

メモを冷蔵庫に貼っておくと買い物に行く途中で忘れてしまうことがあると思います。また、スマホのメモはシンプルで使いやすいですがその反面、汎用性がなく書き換える手間など、何かと不便かと思います。

わが家ではこんなことがよくあります。

おったん
ただいま〜。卵が安かったから買ってきたよ!
おったんの妻
えっ!冷蔵庫に卵2パックあるよ。
てか牛乳がないって言ったじゃん。
そんなことが度々あって、一人暮らしのときに管理しきれていた冷蔵庫は、結婚生活や子育てが始まるにつれ徐々に管理が困難になってきました。
そこで、タスク管理ツールであるTrelloを家事に適用することで負担を減らそうと考えました。
ITに疎いおったんの妻ですが、Trelloのカード型(かんばん方式)タスク管理ツールの使い方にすぐに慣れ、買うものリストが管理しやすくなったと喜んでくれました。
一人暮らしでもTrelloはとてもおすすめですが、一緒に家事を行う家族と共有して使用するとすごく便利です。

買い物リストの例

わが家では以下のような買うもの・欲しい物リストの管理として、Trelloのボードを夫婦間で共有して運用しています。

Trelloの買い物リストのボード

左から2列は、よく使う食料品や日用品を各カードに設定しています。

買う必要があるときは、カードを「すぐに買う」のリストに追加、もしくは「買った」リストの中のカードを「すぐに買う」へ移動し、購入後に「買った」のリストに移動するような使い方をしています。買うものや買ったもの登録・共有することで、いま何が必要なのかをそれぞれが買い物に行くときに確認しています。

買った」リスト内のカードで、再度購入する必要があるときには、そのカードを「買うもの」リストに戻すだけなので、文字を打つ必要がなく手間が省けます。また、購入したときの店舗や最安値の金額をメモとして入力することで店頭の価格が高いか安いか瞬時に判断できるように工夫して使っています。

左から3列目はあまり変動の少ない冷凍庫の内容物をTrelloで管理することで、無駄な買い足ししないように気をつけています。

頻繁に確認する食料品や日用品はわかりやすい左側に設定していますが、右に「そのうち買う」や「買いたい」といったリストもボード内にまとめています。

趣味や季節ものですぐに買う必要はないが、そのうち買うものをこれらのリストにまとめておき、セールがあったときにお得にまとめ買いするように心がけています。

わが家では、思い立ったらすぐにメモをし、必要に応じて相談する機会を設け、賢く買うということにこのTrelloは非常に役立っています。

家事への活用方法その2
~掃除などのタスク管理~

掃除って面倒ですよね。わが家ではドラム式洗濯機、ルンバや食洗機を使って自動化・時短を試みていますが、自動化できない掃除がまだまだたくさんあります。

独身時代には、汚いと感じたら掃除するスタイルでした。また部屋も一人暮らし用の狭い部屋だったので、それほど掃除の負担は感じませんでした。

今は結婚したため、広めのマンションに引っ越しました。当たり前の話ですが、一緒に生活する人の人数が増えるとその分、2倍、3倍…の速度で部屋が汚れていきます。キッチン、洗面台、トイレ、お風呂の水回りはすぐに汚れてしまいますし、窓(カーテン)やサッシ、エアコンの数が増えて掃除する箇所が激増し手に負えなくなりました。

そして、わが家ではこんなことが頻発するようになりました。

おったん
レンジフードの吸い込み音が変だぞ!?
カバーを外して確認してみるかな
おったんの妻
まじで?
おったん
めっちゃ汚いやんけ!!!
これいつ変えたの???
おったんの妻
さぁ。いつだったけ笑

このような問題を解消すべく、定期的な掃除を通知する仕組みをTrelloを使って導入しました。

カレンダーアプリの予定表の機能で定期的に掃除のタイミングを通知する方法もあるかと思いますが、カレンダーの予定がたくさんある自分に取っては、個人的には見にくいと感じました。

また、どんな掃除を行うかまとめてみたいときにカレンダーアプリ上では並べることができず、掃除のタスクをTrelloで一括管理するほうが個人的にはおすすめです。

リマインダーアプリの機能でタスクの通知や完了の管理ができますが、Trelloでは開始前なのか進行中なのかといった情報を含め、細かい情報まで設定が可能で大変便利です。

掃除リストのボード例
わが家では、以下のような掃除リストをTrelloのボードに設定し、夫婦間で共有しながら運用しています。

Trelloの掃除ボード

左から3列目のリストに掃除の内容をカードごとに登録しています。

各掃除内容のカードはそれぞれの期間で定期的に自動作成(複製)され、一番左の「やること」リストに追加されます。カードが自動で新規作成されたタイミングで、その通知を受け取れるので、その通知に基づいて掃除をこなしていきます。

日数を要する作業については、左から2列目の「進行中」に移動させておくことで今現在の掃除の状況が家族間で共有できます。最初のうちは掃除の間隔短めに設定し、頻度を調整していくことをおすすめします。また、それぞれのタスクが同時期に集中しないよう工夫しながら使っていくと負担が減って続けやすいと思います。

わが家ではこの掃除リストのボードを導入してからは、定期に掃除する習慣が身につき、家をきれいな状態に保つことができています。

応用編:ライフイベントへの活用

例:出産から産後にかけての子ども関連のやることリスト

これぞまさに個人的なチームタスクと言っても過言ではないですが、結婚式、旅行に行く、家を買う、出産などのライフイベントにTrelloを使うととても作業がはかどります。

ここでは、わが家で実際に使用した出産から産後にかけて使用したTrelloのボードを例に使い方についてご紹介します。

出産から産後までのタスクボード例

わが家では、以下のようなボードを作成し、夫婦で共有することでやることを整理し、またコミュニケーションの円滑化を図りました。

Trello子供関連のボードサンプル

特に初めての出産はわからないことばかりなので、やることや買うものを紙に書いていたらまとまらなくなってしまいます。

大まかにやることをTrelloのカードにし、そのカードの中で細かいタスクを管理していくとそれぞれがどんな状態か、Trello上ひと目でわかるようになります。

例えば、「子供の名前を決める」のカードには5月31日という締切があり、名前の候補が17個あることが瞬時にわかります。

また、「子供の名前を決める」カードの中には、名前の候補に対して、「賛成」や「親族と名前がかぶるので不採用」など、お互いの空いた時間にそれぞれが事前に確認し合うことで、名前の最終決定までスムーズ進めることができました。

このようにライフイベントにTrelloを応用することで、タスクやそのステータスの管理だけでなくコミュニケーションの円滑化が期待できます。

まとめ

この記事では、ITを活用して、家事や家族とのコミュニケーションを円滑化することについてフォーカスしてみました。

ITの導入にあたってはTrelloに限った話ではないですが、共同作業を行う人の理解が必要です。私の場合Trelloを設定することよりも妻の理解を得ることの方が大変でした。

Trelloを導入した軌道に乗るまでに大変なこともありましたが、徐々にTrello慣れて、今では夫婦間で様々なボードを使ってやることリストを管理しています。Trelloを使用してからは、以前と比べると家事に関してのコミュニケーションのすれ違いが劇的に減りました。

この記事が家事やライフイベントのタスク管理を考えている方、家事にITを導入して私生活をより便利にしたいと考えている方に参考になれば幸いです。

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